Hinweise und Verfahren für deutsche Inlandsbehörden

Die Botschaft selbst kann nicht abschließend feststellen, ob serbische Dokumente echt sind oder es sich um Fälschungen handelt. Deutsche Inlandsbehörden können im Rahmen von Amtshilfeersuchen sich an die Botschaft wenden. Bitte nehmen Sie hierzu vorab Kontakt mit uns auf und übersenden Sie:

• eine kurze Schilderung des Sachverhaltes, warum eine Überprüfung erforderlich ist
• Angaben zur betroffenen Person, insbesondere zur Staatsangehörigkeit
• einen Scan (PDF) der zu überprüfenden serbischen Urkunde; leider können Sie lediglich Scans an uns senden, indem Sie sich bitte zunächst mit dem Nachrichtentext „Scan“ über das Kontaktformular an uns wenden. Sie erhalten dann eine automatische Nachricht mit Angabe unserer E-Mail-Adresse, an die Sie die Unterlagen übersenden können. Bitte beachten Sie, dass Personenstandsurkunden mit Kosovo-Bezug unter Umständen problematisch sein können, siehe hier.
• die Versicherung, dass die Belehrung des Betroffenen zum Datenschutz durch Sie erfolgt ist. Zur Beschaffung der Urkunden ist die Übermittlung von Daten an Dritte in Serbien erforderlich. Die Datenschutzbelehrung muss durch die deutsche Inlandsbehörde erfolgen, da dort die notwendigen Daten erhoben werden. Eine Musterbelehrung finden Sie hier. Bitte lassen Sie die Belehrung durch die betroffene Person unterschreiben und uns zukommen.
  In Fällen, in denen die betroffene Person bereits verstorben ist, ist eine Versicherung nicht erforderlich.
• ggf. Kostenübernahmeerklärung (s.u.)

Die Botschaft hat anschließend folgende zwei Möglichkeiten eine Überprüfung von Urkunden durchführen zu lassen. Bitte teilen Sie uns mit, welche dieser Möglichkeiten für Sie infrage kommt. Einerseits kann kostenfrei über die Botschaft eine Überprüfung der Urkunde über das serbische Außenministerium angefragt werden, bei einer Bearbeitungsdauer auf serbischer Seite von mindestens ca. sechs Monaten. Andererseits kann die Botschaft eine Urkundenüberprüfung durch einen hier ansässigen Rechtsanwalt in Auftrag geben, die Bearbeitungsdauer dort beträgt mindestens ca. sechs Wochen. Hierbei fallen Rechtsanwaltskosten an. Diese würden zunächst von der Botschaft ausgelegt und dann von Ihrer Behörde per Festsetzungsbescheid eingezogen werden. Im letzteren Fall benötigen wir Ihre Kostenübernahmeerklärung.

Zur „globalen“ Überprüfung der Urkunde (förmliche Echtheit und inhaltliche Richtigkeit) ist grundsätzlich erforderlich, dass diese im Original vorliegt. Sollte die Übersendung der Originalurkunde nicht möglich sein, kann dennoch die inhaltliche Richtigkeit, d.h. die Richtigkeit der inhaltlichen Angaben in der Urkunde, überprüft werden. Die Kurier- und Poststelle des Auswärtigen Amtes in Berlin empfiehlt den Versand einer Originalurkunde als Einschreiben, damit ein Nachweis über den Eingang möglich ist. Bitte senden Sie die Originalurkunde an folgende Adresse:

Hinweis: Um die spätere Verwendung bei anderen Behörden zu ermöglichen und eine erneute Prüfung zu vermeiden, ist es ggf. sinnvoll auf der überprüften Urkunde ein Hinweis bezüglich der Prüfung anzubringen.