Postupak i instrukcije za nemačke organe vlasti

Sama Ambasada nije ovlašćena da utvrdi da li su isprave izdate u Republici Srbiji verodostojne ili se radi o falsifikatima. Nemački organi vlasti mogu se obratiti Ambasadi u okviru pomoći po službenoj dužnosti. Molimo Vas da nas pre svega kontaktirate i pošaljete:

• kratak opis činjeničnog stanja uz obrazloženje zašto je provera verodostojnosti potrebna
• podatke o dotičnom licu čija se isprava proverava, naročito o njegovom državljanstvu
• sken (u PDF-formatu) srpske isprave koju treba proveriti; dokumentaciju nam nažalost možete proslediti samo elektronskim putem kao sken i to tako što ćete nam prvo poslati poruku sa tekstom „Scan“ pomoću kontakt-formulara. Nakon toga ćete dobiti automatsku poruku sa našom e-mail adresom na koju možete poslati svoju dokumentaciju. Molimo Vas da dokumenta šaljete isključivo u PDF-formatu. napomena: provera ličnih isprava koje su vezane za Kosovo pod određenim okolnostima može biti problematična, videti ovde.
• zvanična izjava da ste lice obavestili o njegovim pravima i obavezama u vezi sa obradom i zaštitom podataka. Za proveru verodostojnosti isprava neophodno je da se podaci proslede nadležnim organima u Srbiji. Obaveza je organa vlasti Savezne Republike Nemačke da obaveste dotično lice o njegovim pravima i obavezama u vezi sa zaštitom podataka, jer su oni prikupili te podatke. Molimo da nam dostavite izjavu potpisanu od strane dotičnog lica.
  U slučaju da pomenuto lice više nije živo, nije potrebno dostavljati izjavu.
• Po potrebi izjavu o preuzimanju nastalih troškova (videti dole)

Nakon toga, Ambasada, u načelu, ima dve opcije da pokrene postupak provere javne isprave. Molimo vas da nas obavestite za koju ste se opciju odlučili.  S jedne strane, postoji mogućnost da Ambasada preko Ministarstva spoljnih poslova Republike Srbije besplatno zatraži proveru, s tim da vreme obrade zahteva u Ministarstvu iznosi oko šest meseci. S druge strane, Ambasada može da proveri javnu ispravu uz pomoć advokata sa sedištem u Srbiji. U tom slučaju obrada predmeta iznosi najmanje šest nedelja, s tim da advokatska kancelarija naplaćuje svoje usluge. Ambasada će prvo preuzeti troškove, pa će zatražiti refundaciju troškova na osnovu rešenja o utvrđivanju troškova. U tom slučaju, Ambasada će od nemačkog organa koji moli za pribavljanje isprave prethodno zatražiti da joj dostavi pisanu izjavu o preuzimanju troškova(Kostenübernahmeerklärung).

Radi „sveobuhvatne“ provere isprave (provera u pogledu forme i sadržaja) potrebno je da se Ambasadi dostavi original isprave. Ukoliko to nije moguće, proveriće se sadržaj isprave, tj. istinitost datih ličnih podataka. Kurirska i poštanska služba Ministarstva spoljnih poslova Savezne Republike Nemačke u Belinu preporučuje da se originalna dokumenta šalju preporučeno zbog potvrde o prispeću. Originalna dokumenta se šalju na sledeću adresu:

Napomena: Uputno je možda napomenuti na ispravi da je već izvršena zvanična provera verodostojnosti, kako bi se izbegla nepotrebna ponovna provera, ukoliko se isprava kasnije predoči drugim nemačkim organima.